Как обеспечить должную осмотрительность при работе с контрагентами?

Всегда следует помнить, что при работе с контрагентами нужно проявлять должную осмотрительность, поскольку в некоторых случаях контрагент может оказаться недобросовестным. Отсутствие должной осмотрительности может навредить в первую очередь финансово-хозяйственной деятельности организации, но кроме этого от налоговой службы можно получить претензии о необоснованности получения налоговой прибыли, поскольку налоговая служба ставит в вину организации не проявление должной осмотрительности при работе с контрагентами.

Особое внимание требуют случаи, когда заключается сделка с новым контрагентом, при заключении сделки с предоплатой, с отсрочкой или рассрочкой платежа,  заключение сделки с контрагентом, зарегистрированном в другом регионе.

В законодательстве прямо не указано, что понимается под должной осмотрительностью и какие именно меры должна предпринять организация, что бы удостовериться в благонадежности контрагента, однако опираясь на судебную практику можно выделить следующие действия.

Для того что бы установить законно ли ваш контрагент ведет предпринимательскую деятельность и зарегистрирован ли он в установленном законом порядке, следует выяснить занесены ли сведения о нем в ЕГРЮЛ или ЕГРИЛ. Проверить это можно на сайте ФНС с помощью ИНН/ОГРН или названия юридического лица, либо по фамилии, имени и отчеству  индивидуального предпринимателя, а так же заказав выписку юридического лица или индивидуального предпринимателя непосредственно в налоговом органе. Таким способом можно узнать такие данные:

  • не было ли принято решений о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала юридического лица, решения о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;
  • входят ли в состав исполнительных органов контрагента дисквалифицированные лица;
  • не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации в качестве места нахождения юридических лиц;
  • не входят ли в состав исполнительных органов контрагента лица, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке;
  • нет ли информация о том, что связаться с контрагентом по указанному им адресу, невозможно;
  • уполномочено ли лицо действовать от имени юридического лица.

Вы можете проверить документы контрагента, запросив копии заверенных контрагентом документов (учредительных документов, свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, лицензий, приказов о назначении руководителей) подтверждающих его юридический статус; запрсив доверенности уполномочивающие то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента; запросив бухгалтерскую отчетность, подтверждающую наличие мощностей для выполнения взятых контрагентом на себя обязательств.

Если деятельность контрагента требует обязательного лицензирования, то в обязательном порядке следует проверить её наличие. Это можно сделать с помощью реестров на официальных сайтах государственных органов, регулирующих тот или иной вид деятельности.

Кроме всего вышеперечисленного, федеральная налоговая служба так же рекомендует перед заключением сделки организовать личные встречи с руководителем организации для обсуждения всех условий сделки и засвидетельствовать их с помощью протокола.

Исходя из судебной практики, выполнение всех вышеперечисленных действий в большинстве случаев будут расцениваться федеральной налоговой службой или судом как доказательство проявления вами достаточной осмотрительности при выборе контрагента

(постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 15.03.2011 по делу № А65-15788/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2011 № Ф01-4843/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2008 № Ф04-1545/2008(1778-А46-14), от 29.03.2011 по делу № А27-9150/2010, ФАС Московского округа от 08.02.2011 № КА-А40/16553-10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.10.2008 № А33-5672/2008 и др.).